Бобринецька міська об'єднана територіальна громада
Бобринецький район, Кіровоградська область

Регламент роботи виконавчого комітету міської ради

Додаток

до рішення сесії Бобринецької міської ради

від 04 листопада 2015 року № 7

 

РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету Бобринецької міської ради

 

 

І. Загальні положення

 

1.1. Відповідно до Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” виконавчий комітет міської ради є її виконавчим органом, їй підконтрольним і підзвітним. Після закінчення повноважень міської ради, міського голови виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

1.2. Порядок діяльності виконавчого комітету і посадових осіб закріплені Конституцією України, Законом України „Про місцеве самоврядування в Україні”, іншими Законами України, Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовим актами, а також рішеннями міської ради і власними рішеннями.

1.3. Регламент виконавчого комітету міської ради (надалі – Регламент) є нормативним актом, який визначає принципи, порядок його діяльності та затверджується рішенням сесії міської ради. У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до Регламенту.

 

ІІ. Організаційні основи формування і діяльності виконавчого комітету

 

2.1. Правовий статус виконавчого комітету визначається Конституцією України, Законом України „Про місцеве самоврядування в Україні” та рішенням міської ради.

2.2 Виконавчий комітет утворюється міською радою, яка визначає його кількісний склад та за пропозицією міського голови затверджує його персональний склад.

2.3. Виконавчий комітет утворюється у складі міського голови, заступників міського голови, секретаря виконкому та інших осіб. За посадою до виконавчого комітету входить секретар міської ради.

2.4. Очолює та здійснює керівництво виконавчим комітетом міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій – перший заступник міського голови чи один із заступників з виконавчої роботи за розпорядженням міського голови.

2.5. Для забезпечення оперативного управління соціально-економічним і культурним розвитком міста виконавчий комітет міської ради розподіляє обов'язки між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, секретарем виконкому.

2.4. Організаційне, матеріально-технічне та інше забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється секретарем виконкому.

 

ІІІ. Планування роботи виконавчого комітету міської ради

 

3.1. Одним з основних засобів організаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету є планування його роботи.

3.2. Практична діяльність виконавчого комітету організовується виходячи із затверджених міського бюджету, планів і програм економічного і соціального розвитку, оперативних планів роботи з урахуванням поточного моменту і ситуації, що складається у місті.

3.3. План роботи виконавчого комітету складається на рік, розглядається і затверджується на засіданні виконкому.

Затверджений план може щомісячно уточнюватись з урахуванням поточних завдань міського голови та його заступників.

Якщо заходи річного плану роботи виконкому з будь-яких питань не може бути реалізовані у встановлений термін, заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради завчасно, але не пізніше, ніж 15 днів інформують про це міського голову.

Зміни у план роботи виконавчого комітету виносять рішенням виконавчого комітету.

Контроль за виконанням плану роботи здійснюється секретарем виконкому.

 

IV. Порядок підготовки і проведення засідань виконавчого комітету міськради

 

4.1. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання, що забезпечує колегіальне обговорення задач, які стоять перед ним, і ухвалення рішень по їх виконанню.

Засідання виконавчого комітету скликає і веде міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - перший заступник міського голови.

Засідання виконкому проводяться щомісячно, в останній четвер місяця. Початок засідань о 14.00. год.

Засідання є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

4.2. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на секретаря виконкому.

4.3. На засіданнях виконкому розглядаються питання, передбачені планом роботи виконкому та інші питання, віднесені Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими законами до відання виконавчих органів ради, за пропозицією міського голови, заступників міського голови, секретаря виконкому, членів виконкому.

4.4. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови, секретарем виконкому.

До підготовки питань можуть залучатись фахівці підприємств, установ та організацій, депутати міської ради.

4.5. При підготовці проектів рішень дотримуються такі правила:

4.5.1. Всі проекти рішень оформляються на бланках виконавчого комітету.

4.5.2. Заголовок проекту рішення викладається лаконічно і складається з одного речення. Якщо у проекті рішення йде мова про декілька питань, заголовок формується узагальнено.

4.5.3. Тексти проектів рішень, додатків та інших матеріалів до них викладаються державною мовою, повинні бути короткими, суть документу мусить бути викладена чітко й виключати можливість подвійного тлумачення.

Текст проекту рішення складається з двох частин: у першій частині (мотивувальний) вказуються обґрунтування або підстави для його прийняття, у другій (розпорядчій) викладаються висновки, рекомендації, завдання, доручення.

У розпорядчій частині повинні обов’язково міститися пункти, що передбачають конкретні завдання, повні назви виконавців, терміни виконання і відповідальних за контроль. У випадках, коли рішення носить комплексний характер і передбачає спільну роботу декількох виконавців, визначається одним із підрозділів для координації і узагальнення проекту роботи.

При тривалих термінах виконання необхідно зазначити проміжні контрольні строки і доручення відповідним виконавцям щодо надання проміжної інформації про хід виконання рішення.

Якщо організація контролю за виконанням рішення покладається на кількох заступників міського голови за напрямки діяльності, то необхідно зазначити одного відповідального за організацію контролю по виконанню рішення в цілому.

У разі, коли рішення, що приймається, відміняє дію раніше прийнятого з цього питання рішення, то останнє повинно містити зазначення про визнання попереднього таким, що втратило чинність.

У випадку виконання раніше прийнятих рішень до проекту рішення виносяться пропозиції про зняття їх з контролю.

4.6. Візи погодження розміщуються на зворотній стороні останнього аркуша проекту рішення в такій послідовності:

- керівник виконавчого органу, що готує проект рішення;

- заступник міського голови, що координує дане питання;

- провідного спеціаліста міської ради з юридичних питань;

- секретар виконкому.

Термін розгляду та погодження проекту рішення службовими особами, як правило, не повинен перевищувати одного дня.

Якщо після розгляду заступниками міського голови, секретарем виконкому, рішення потребує доопрацювання, то воно повертається розробнику.

 

Усі проекти рішень, не пізніше ніж за три дні до засідання виконкому, направляються до провідного спеціаліста з юридичних питань для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству. Проекти рішень візуються, а ті з них, які не ґрунтуються на чинному законодавстві, повертаються автору проекту, із зазначенням в письмовій формі мотивів повернення, на доопрацювання.

 

Проекти рішень із зауваженнями провідного спеціаліста з юридичних питань вносяться на засідання виконавчого комітету після попереднього розгляду їх міським головою.

 

4.7. Проекти рішення виконавчого комітету з візами керівників виконавчих органів ради, виконавців, а також додатки до них (довідки, відповідні записки, заходів, тощо) не пізніше, ніж за два дні до засідання виконкому передаються виконавцями секретарю виконкому.

При наявності розбіжностей одночасно з проектом рішення подаються письмові висновки, зауваження і пропозиції відповідних осіб, організацій.

4.8. На підставі поданих матеріалів, секретар виконкому формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету.

4.9. Якщо з будь – якого питання, що вносяться на засідання виконавчого комітету, матеріали секретарю виконкому до встановленого терміну не надані, то це питання до порядку денного може бути включене лише за вказівкою міського голови.

4.10. Члени виконавчого комітету не пізніше, ніж за два дні до засідання повинні бути ознайомлені з порядком денним, проектами рішень та матеріалами, що вносяться на розгляд.

Порядок денний засідання виконавчого комітету й проекти рішень з матеріалами до них направляють для ознайомлення секретарю міської ради та головам постійних галузевих комісій.

4.11. Склад учасників для розгляду питання на засіданні виконкому визначається керівником виконавчого органу міської ради, що готував питання та узгоджується з секретарем виконкому.

Списки запрошених із зазначенням прізвища, імені по батькові, посади, телефону, підписані керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, передають секретарю виконкому, одночасно з іншими матеріалами.

На кожному засіданні виконавчого комітету присутній провідний спеціаліст з юридичних питань.

4.12. Повідомляють про час засідання виконавчого комітету:

членів виконавчого комітету – секретар виконкому; запрошених осіб – керівники виконавчих органів, які готували питання на розгляд.

4.13. Реєстрацію учасників, забезпечення порядку проведення засідання та протоколювання здійснює секретар виконкому.

4.14. Засідання виконавчого комітету є відкритими і ведуться гласно. За рішенням членів виконавчого комітету може бути проведене закрите засідання.

4.15. Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується на початку засідання.

4.16. Доповідають на засіданні виконавчого комітету заступники міського голови, керівники управлінь, відділів, підприємств.

4.17. В процесі засідання виконавчого комітету його учасники мають права:

члени виконавчого комітету – вносити пропозиції щодо порядку денного і порядку роботи, вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, що розглядаються, пропонувати прийняти зміни, доповнення до проекту рішень або перенесення розгляду питання на наступне засідання;

запрошені – брати участь в обговоренні питань, що внесені до порядку денного, давати довідки до них, задавати доповідачу запитання та вносити пропозиції до проекту рішення.

4.18. Виконавчий комітет приймає рішення в межах своїх повноважень та чинного законодавства України. Рішення виконавчого комітету міської ради приймають на засіданнях відкритим голосуванням більшістю від загального складу виконкому.

4.19. У разі не згоди міського голови з рішенням виконавчого комітету ради він може призупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

4.20. Проекти рішень, в ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання, остаточного редагуються виконавцями і подаються секретарю виконкому.

4.21. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від №1 за наростанням протягом календарного року.

4.22. Рішення виконкому у триденний термін розмножуються і протягом семи днів після засідання секретарем керівника направляються юридичним та фізичним особам згідно зі списками на розсилку, наданими посадовими особами, що готували проекти рішень.

4.22. Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою або особою, що виконує на засіданні його обов’язки.

4.23. Рішення виконкому підписується міським головою, додатки до рішень підписує секретар виконкому міської ради.

4.24. При відсутності міського голови рішення виконавчого комітету підписує особа, що виконує на засіданні його обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, її прізвище та ініціали.

4.25. Рішення виконкому, прийняті в межах його повноважень, є обов'язковими для виконання усіма розташованими на території міста органами виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на території міста. Рішення набирають чинності з моменту їх підписання.

4.26. Рішення виконавчого комітету з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів міської ради, можуть бути скасовані міською радою.

У разі невідповідності їх Конституції або законам України вони можуть бути визнані незаконними у судовому порядку.

 

V. Порядок підготовки розпоряджень міського голови

 

5.1. Згідно зі ст. 42 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, власних і делегованих повноважень міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

5.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

- з основної діяльності;

- з кадрових питань;

- по відрядженнях;

- про надання відпусток.

 

5.3. Проекти розпоряджень міського голови вносяться заступниками міського голови, секретарем ради, секретарем виконкому міської ради, начальником фінансового відділу міської ради.

Організації, підприємства та установи будь-якого рівня, громадські організації можуть вносити пропозиції щодо підготовки проектів розпоряджень до підрозділів міськвиконкому за напрямком діяльності.

Підготовка розпоряджень з кадрових питань та по відрядженнях регламентується чинним законодавством та іншими нормативними документами і здійснюється секретарем виконкому.

5.4. Розпорядження, які містять відомості, що становлять державну таємницю чи відомості для службового користування, готуються відповідно до вимог таємного діловодства та інструкції по документах для службового користування.

5.5. Тексти проектів розпоряджень, додатків та інших матеріалів до них викладаються Державною мовою на бланках виконавчого комітету встановленого зразка.

5.6. Підготовлені проекти розпоряджень погоджуються усіма зацікавленими посадовими особами, а саме:

- виконавець проекту розпорядження;

- заступник міського голови, що координує питання;

- провідним спеціалістом з юридичних питань, начальником фінансового відділу міської ради;

- секретарем виконкому.

Візи проставляються на зворотній стороні розпорядження.

5.7. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх текстах необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, термін виконання і відповідальних за контроль.

У випадках, коли розпорядження носить комплексний характер і передбачає спільну роботу декількох структурних підрозділів міськвиконкому, визначається один із підрозділів для координації та узагальнення проведеної роботи.

5.8. Розпорядження підписуються міським головою, а в час його відсутності – виконуючим обов'язки міського голови.

Додатки підписуються секретарем виконкому.

5.9. Після процедури погодження і візування розробник проекту розпорядження подає його секретарю виконкому для підписання та реєстрації разом із переліком на розсилку.

 

VI. Організація прийому громадян і їх письмових звернень.

 

6.1. Прийом громадян у виконавчому комітеті здійснюється щоденно, крім суботи, неділі та святкових днів. Міським головою, його заступниками, секретарем виконкому прийом громадян проводиться, згідно з графіком, затвердженим міським головою.

6.2. Попередня співбесіда з громадянами і запис на прийом до міського голови проводиться секретарем виконкому щоденно, з 8:00 до 17:00 години.

Запис на прийом до заступників міського голови попередньо не ведеться.

 

На кожного відвідувача, який був на прийомі, заповнюється картка встановленого зразку.

 

6.3. Вирішення усних звернень громадян проводиться, як правило під час прийому.

У випадках необхідності отримання додаткових даних особа, яка веде прийом, дає доручення відповідальній посадовій особі про вирішення питання та підготовку відповіді заявнику.

6.4. Контроль за виконанням доручень, що дані в час прийому, здійснюється секретарем виконкому.

6.5. Секретар виконкому систематично аналізує роботу по прийому громадян, узагальнює питання, з яким вони звертаються, подає керівництву пропозиції, по усуненню недоліків в організації прийому громадян.

6.6. Прийом і реєстрація листів, заяв, скарг громадян здійснюється секретарем виконкому.

6.7. Пропозиції, заяви, скарги громадян, що надходять до виконавчого комітету, розглядаються щоденно в строки згідно з діючим законодавством.

Контроль за строками проходження листів у виконкомі здійснює секретар міської ради.

6.8. Розгляд звернень громадян вважається закінченим після того, як питання вирішено по суті і надана відповідь заявнику. І при необхідності – вищій організації, дана відповідь про результати, або заявнику роз’яснено неправомірність його вимог.

6.9. Секретар ради здійснює щоденний контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв, скарг громадян і проводить перевірки стану справ щодо їхнього вирішення у виконавчих органах міської ради, на підприємствах, закладах комунальної власності, надає їм необхідну практичну та методичну допомогу, готує пропозиції по усуненню порушень і недоліків.

 

VII. Порядок підготовки і проведення нарад, семінарів та інших заходів у виконавчому комітеті

 

7.1. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться згідно з календарним планом заходів виконавчого комітету.

7.2. Наради у міського голови із заступниками міського голови, секретарем ради, секретарем виконкому, проводяться щопонеділка; із заступниками міського голови, керівниками комунальних підприємств, міських служб щодо питань координації діяльності по виконанню господарських та соціально культурних заходів проводиться щомісячно.

7.3. Виклик на апаратні наради, підготовку приміщення для їх проведення забезпечує секретар керівника.

7.4. Телефонограми про виклик на нараду у виконавчому комітеті підписуються міським головою, заступниками міського голови.

 

VІІI. Організація контролю за виконання документів у виконавчому комітеті

 

8.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

 

Контролю підлягають всі зареєстровані документи, в яких містяться конкретні завдання, визначені виконавці.

 

Обов’язково контролюється виконання: законів України, постанови Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, інших нормативно-правових актів, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, власних рішень, розпоряджень міського голови.

8.2. Відповідальність за виконання несуть посадові особи на яких покладено контроль, безпосередні виконавці, зазначені у розпорядчому документів (розпорядженні, рішення тощо), резолюції керівника. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

8.3. Контроль за виконанням документів поділяється на організаційний та діловодний (технічний). Організаційний контроль здійснюють заступники міського голови, секретар виконкому відповідно до розподілу обов’язків, а в окремих випадках - інші посадові особи, відповідальні за контроль.

 

Організаційний контроль в себе включає:

планування виконання контрольних документів;

організація практичних заходів, направлених на виконання;

перевірку фактичного виконання;

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

узагальнення звітів про виконання і внесення пропозицій про зняття з контролю.

Діловодний (технічний) контроль за виконанням документів здійснюється секретарем-друкаркою.

Діловий (технічний) контроль включає в себе такі операції:

реєстрація контрольних документів;

ведення контрольної картотеки;

аналіз виконавської дисципліни;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

8.4. Терміни виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи або колегіального органу, що його встановив.

8.5. Заступники міського голови, керівники комунальних підприємств, інші посадові особи інформують посадову особу, що здійснює контроль про їх або про повне виконання документів.

 

Інформація повинна бути лаконічною, чітко відображати стан виконання завдань і рекомендацій, викладених у контрольному документі.

За повноту і якість інформації персональну відповідальність несуть відповідальні за контроль і керівники підрозділів, на яких було покладено організацію виконання.

У разі неповного виконання тих чи інших завдань (положень) контрольних документів необхідно надати пояснення причин невиконання заходів та пропозиції щодо виконання документів в повному обсязі.

8.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

8.7. Після виконання документ знімається з контролю:

- документи вищих органів знімаються з контролю після направлення інформації про виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією голови „До справи” або „Зняття з контролю”,

- рішення виконкому, що взяті на контроль. Знімаються з контролю на засіданні виконкому після розгляду матеріалів про їх виконання. Матеріали для зняття контролю готують виконавці та узгоджують їх з заступником міського голови;

- розпорядження знімаються з контролю за письмовим вказівками міського голови;

- службові документи, листи громадян, знімаються з контролю після надання секретарю керівника відповідно до резолюції довідки або копії відповіді заявнику.

8.8. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву виконкому.

8.9. Зняття з контролю не означає закінчення дії документу.

 

ІХ. Робота з кадрами

 

Загальні положення

 

9.1. Ведення кадрового діловодства та проходження посадовими особами служби у виконкомі здійснює секретар виконкому.

9.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів (у разі необхідності) та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

9.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно. У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.

9.4. Прийом посадових осіб (за винятком технічного персоналу) виконкому здійснюється за розпорядженням міського голови на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

 

9.5. Звільнення посадових осіб та технічного персоналу здійснюється за розпорядженням міського голови чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

9.6. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.

Щорічно до 01 квітня посадові особи подають декларацію про доходи.

9.7. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на секретаря виконкому.

Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад

при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування

9.8. Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.

9.9. Оголошення про конкурс публікується в міській газеті "Честь хлібороба" або оприлюднюється через інші офіційні засоби масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу.

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії виконкому документи відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців.

9.10. За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.

Кандидатам направляється письмове повідомлення (з обґрунтуванням), якщо за рішенням комісії вони не відповідають вимогам конкурсу.

Секретар виконкому за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.

Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відб